Rilevazione Presenze: come ottimizzare la produttività aziendale

In molte aziende, il tempo è ancora qualcosa che si misura “a occhio”. Chi è arrivato in orario? Chi ha fatto effettivamente le otto ore? Chi lavora su più sedi? Chi è in smart working ma non sempre si collega agli orari stabiliti?

Il tema della rilevazione presenze viene spesso sottovalutato, relegato a una funzione “amministrativa” legata al calcolo delle buste paga. Ma nella realtà dei fatti, è uno degli strumenti più potenti per migliorare non solo l’organizzazione interna, ma anche la produttività del personale.

Il tempo non è solo una voce in busta paga

Quando non c’è un sistema chiaro e condiviso per monitorare la presenza dei dipendenti, si creano zone grigie: assenze non comunicate, straordinari non registrati, entrate e uscite che sfuggono al controllo. E questo non solo compromette la gestione delle risorse umane, ma mina anche la fiducia tra collaboratori e direzione.

Un sistema efficace di rilevazione presenze permette invece di costruire una cultura aziendale basata su trasparenza, equità e responsabilità. Tutti sanno che i tempi sono monitorati, ma in modo non invasivo. E soprattutto, che quei dati servono a migliorare, non a punire.

Rivoluzione gestionale: come la Regione Siciliana unifica il sistema di presenze

Un progetto ambizioso e di enorme portata è stato quello sviluppato da Arkimede Srl per la Regione Siciliana, che contava su oltre 12.000 dipendenti distribuiti in centinaia di sedi. La situazione iniziale era estremamente frammentata: ogni dipartimento gestiva le presenze in autonomia, con sistemi diversi, talvolta ancora basati sul classico foglio firma cartaceo.

L’obiettivo era chiaro: unificare il sistema di rilevazione presenze su tutto il territorio regionale. È nato così il progetto SURP (Sistema Unico di Rilevazione Presenze), basato su:

• 600 lettori badge Solari di Udine, tutti identici e interconnessi tramite la RTRS (Rete Telematica Regionale Siciliana)
• Un database unico per tutti i dipendenti regionali
• I software Time&Work e Start@Web per la gestione delle timbrature e dei giustificativi

L’infrastruttura consente oggi al dipendente della Regione Siciliana di timbrare in qualsiasi sede autorizzata, con massima flessibilità, e di eliminare completamente la carta per richieste di ferie, permessi e altri giustificativi. Grazie a Start@Web, ogni dipendente può accedere online al proprio cartellino, visualizzare residui ferie e permessi, e gestire richieste seguendo un flusso digitale approvato dal dipartimento.

Il risultato è una gestione centralizzata, trasparente e moderna, che rappresenta un benchmark per tutta la pubblica amministrazione.

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Più efficienza, meno stress (per tutti)

Rilevare le presenze non significa “controllare a vista” i dipendenti. Significa creare una struttura solida che permette a tutti di lavorare meglio: chi gestisce il personale ha una fotografia reale delle presenze quotidiane, chi lavora sa che i propri orari sono registrati correttamente, senza discussioni.

Con le soluzioni di Arkimede Srl, tutto questo è possibile anche in realtà complesse, dislocate sul territorio o con turnazioni complesse. I nostri sistemi si adattano ai flussi aziendali, integrano smart working, timbrature georeferenziate e permessi di accesso temporaneo, e dialogano con i software di gestione paghe già in uso.

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