Gestione delle code: migliorare l’esperienza nelle strutture sanitarie

Ci sono momenti in cui il tempo pesa più di qualsiasi diagnosi. Quando un paziente arriva in ospedale o in ambulatorio, spesso è già in una condizione di fragilità, disagio, preoccupazione. E quello che dovrebbe essere un luogo di accoglienza si trasforma in un corridoio d’attesa, fatto di numeri chiamati in ritardo, file disordinate, sguardi che cercano di capire “quando tocca a me?”.

Attese infinite, pazienti frustrati

La gestione delle code è uno dei punti più critici dell’esperienza paziente. E non riguarda solo l’efficienza operativa: impatta direttamente sulla percezione della qualità del servizio, sulla fiducia nella struttura e, in certi casi, anche sulla salute delle persone.

In molte realtà sanitarie italiane, la situazione è ancora affidata a sistemi improvvisati: bigliettini numerati, personale al banco che smista verbalmente i pazienti, cartelli scritti a mano, totale assenza di monitoraggio dei tempi d’attesa reali.

Il risultato è un ambiente caotico, che genera frustrazione sia tra i pazienti che tra gli operatori sanitari.

Ospedali e ambulatori: quando il tempo d’attesa diventa un problema organizzativo

Dietro ogni coda che si allunga c’è un problema di organizzazione. Gli operatori non riescono a distribuire bene i flussi, i pazienti si accalcano senza sapere dove andare, e il personale amministrativo si ritrova a gestire ansie e lamentele che non gli competerebbero.

In strutture complesse, con più ambulatori attivi, medici che si alternano e urgenze da incastrare, la mancanza di un sistema di gestione delle code significa una cosa sola: confusione. E la confusione, in ambito sanitario, si traduce in errori, ritardi, stress evitabili.

La soluzione Arkimede: organizzazione, tracciabilità, soddisfazione

Arkimede Srl, in collaborazione con Solari Udine, ha sviluppato un sistema avanzato di gestione delle code pensato per il mondo sanitario, capace di adattarsi sia a piccoli ambulatori sia a grandi poliambulatori pubblici o privati.

Il sistema si basa su:

• Totem touch per la registrazione autonoma del paziente, anche con tessera sanitaria
• Schermi informativi in sala d’attesa con aggiornamenti in tempo reale
• Algoritmi intelligenti che gestiscono le priorità (prenotati, urgenze, visite specialistiche)
• Dashboard operative per monitorare flussi, carichi di lavoro e tempi medi d’attesa

In pratica: ogni paziente sa dove andare, quanto dovrà aspettare e chi lo chiamerà. Ogni operatore ha una visione chiara del proprio ambulatorio e può concentrarsi sul lavoro clinico, non sulla logistica.

Un caso reale: il Policlinico di Palermo

Al Policlinico di Palermo la necessità era chiara: migliorare la gestione delle code in punti nevralgici come il CUP, il ticket, l’oncologia e la radiologia, riducendo i tempi di attesa e garantendo il rispetto della privacy.

Arkimede ha implementato un sistema completo e su misura:

• Un totem informativo accoglie i pazienti al loro arrivo: con pochi tocchi selezionano il servizio di cui hanno bisogno e ricevono un numero progressivo.
• Il numero viene poi chiamato su monitor da 55” distribuiti in sala d’attesa, dove il paziente può seguire l’avanzamento della fila.
• Nessun nome o cognome: solo numeri. Una scelta che rispetta pienamente le normative del Garante per la privacy e protegge la dignità del paziente in un momento delicato.

Il personale, attraverso il software Solari Q, ha accesso a dati statistici in tempo reale: flussi per reparto, performance degli operatori, picchi di affluenza. È possibile analizzare quanti ticket vengono gestiti da ogni impiegato, ottimizzare il personale e ridurre i colli di bottiglia.

Inoltre, il Policlinico di Palermo ha esteso la funzionalità tramite l’app Solari Q: i pazienti possono prenotare il numero da remoto, controllare quante persone sono in attesa e raggiungere la struttura con tempi più gestibili.

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E oltre il front office: controllo accessi in aree riservate

Nel caso di Sicilia Digitale S.p.A., la società partecipata che cura l’informatizzazione della Regione Siciliana, è stato implementato un sistema di tornelli a tutta altezza da Arkimede, su tecnologia Solari, per controllare gli accessi nelle aree riservate dei server.

Un intervento necessario per garantire la certificazione degli ambienti e la tracciabilità puntuale di chi entra e quando, con badge abilitati solo a personale autorizzato. Anche qui, la tecnologia non è solo un filtro: è un presidio di sicurezza.

Più efficienza, più umanità

La tecnologia non serve solo ad automatizzare. Serve a restituire tempo, chiarezza e fiducia alle persone. In sanità, questo significa mettere al centro il paziente senza gravare sugli operatori.

Arkimede non propone soluzioni “da catalogo”. Analizziamo la realtà della struttura, progettiamo un sistema su misura e formiamo il personale perché il cambiamento sia fluido e funzionale.

Come stai ancora gestendo le code della tua struttura?

Contattaci per scoprire come migliorare la gestione delle attese nella tua struttura sanitaria. Perché anche il tempo, in sanità, è cura.